書類作成で心掛けること

GWが明け、汗ばむの日も増えてきました。

長期休み明けは体調を崩しやすいので、生活リズムを整え体調管理に気を付けましょう。

 

業務上、書類作成をする機会も日々あると思います。

誤字脱字なく読み手に伝わる書類を作成したいと思いながらも、なかなか難しいのが現実…

ということで、今回は書類作成にあたって常に心掛けていることを紹介いたします。

書類作成が得意な方もぜひ、ご活用いただけると嬉しいです。

 

書類作成の心得その１　「文字サイズの統一」

当然じゃないですか！と思ったアナタは素晴らしい！！

文章内に色々な文字サイズやフォントを複数入れていると統一感が失われ、見た目も悪くなります。

フォント、文字サイズが統一されていると誤字があった時もすぐに修正できるのメリットもあります。

明朝体は長文でも読みやすい可読性に優れており、

ゴシック体は瞬時に理解できる可視性に優れたフォントです。

うまく使い分けていきましょう。

会社でフォントや文字サイズにルールがないか今一度、確認してみましょう。

 

書類作成の心得その２　「補色の活用」

補色(ほしょく)とは、色相環で正反対に位置する関係の色の組合せのこと。

ただいくつかの色を使うのではなく、色の組み合わせまで意識できると読み手にやさしい資料となります。

使う色は3色までに絞りましょう。

補色を活用した色の組み合わせ例を紹介します。

 

書類作成の心得その３　「PREP法を用いて論理的に解説すること」

PREP法とは話題を展開する手順のことです。

Point（主張）

Reason（理由）

Example（具体例）

Point（主張）

PREP法はプレゼンテーションをする時によく活用されます。

何を言いたいのかわからないと言われたときはPREP法を意識してみましょう。

 

以上、書類作成時に心掛けていることを3点紹介いたしました。

ルールやコツを掴むと、素早く読みやすい書類作成ができることに繋がります。

もちろん、これらの方法は作成する書類ごとに向き不向きはあります。

どのように表現したら、相手に伝わるかを意識して取り組んでいきましょう。